5 + 1 tipů pro efektivní práci v Notion
Jestli ses už naučila pracovat s bloky a databázemi v Notion, určitě by tě zajímalo, co může tvoji práci zefektivnit. Notion nám nabízí spoustu vychytávek, díky kterým si přizpůsobíš svůj workspace přesně tak, jak potřebuješ. Pojď tedy posunout svoje znalosti dál a nauč se, jak si práci v Notion ještě víc automatizovat a usnadnit.
1. Šablony úkolů, projektů nebo jiných opakujících se věcí
Šablony ti ušetří čas při opakovaných úkonech. Pokud opakovaně vytváříš nějaký úkol, strukturu projektu (včetně úkolů) nebo třeba osnovu zápisu schůzky, můžeš si tyto věci automatizovat - a to i ve free verzi Notion. U šablony v databázi si můžeš dokonce nastavit, aby se sama generovala pravidelně podle nějakého časového klíče. Bloky ve stránce zvládneš generovat pomocí nastaveného tlačítka.
Příklady:
- měsíčně generovaný úkol „zapsat si faktury za minulý měsíc“,
- týdně generovaný úkol „týdenní review a plán na příští týden“ - může mít v těle úkolu i jednotlivé kroky, co je třeba zkontrolovat a nebo rovnou i náhledy databází, které potřebuješ zkontrolovat,
- tlačítko, které vygeneruje osnovu schůzky - datum, účastníky, body k projednání, místo na poznámky.
2. Klávesové zkratky pro Notion
Zrychli svou práci pomocí klávesových zkratek. Například / ti umožní rychlé přidání bloku, --- tři pomlčky na novém řádku vytvoří oddělovač, * po obou stranách textu jej napíše kurzívou, dvě ** po obou stranách jej udělají tučně.
V desktopové aplikaci funguje zkratek ještě mnohem víc, třeba pro otevření nového okna, vytváření různých bloků, vyhledávání apod. Pokud tě zajímá, jaké zkratky fungují na české klávesnici, můžeš se na ně kouknout tady:
3. Propojení databází v Notion
Vztahy mezi databázemi, jako například mezi úkoly a projekty, ti umožní mít vše přehledně na jednom místě a lépe chápat souvislosti. Můžeš si pak u projektů zobrazit třeba procento hotových úkolů. Při propojení projektů a klientů si můžeš udělat přehled, jak se klient vyvíjí. Při propojení faktur a klientů můžeš sledovat, který klient je pro tebe nejdůležitější ( = přináší ti největší zisk).
4. Filtrování a řazení v databázích v Notion
Přizpůsob si databáze pomocí filtrů a řazení. Ty ti umožní sledovat třeba:
- úkoly seřazené podle priority nebo data,
- ve týmu můžeš filtrovat jen úkoly pro tebe,
- můžeš mít nastavený filtr na úkoly, které máš zadané už dlouho a bylo by potřeba s nimi začít něco dělat (a nebo je smazat 🙂 ),
- můžeš si v databázi příspěvků zobrazit jen ty, které jsou teď prioritní.
5. Automatizace v Notion (nejen v Pro plánu)
Nastav si pro jednotlivé databáze automatizace - jdou spouštět tím, že změníš nějakou property, přidáš stránku nebo časově (každý den/měsíc…). Tyto automatizace považuji za hodně silný nástroj pro efektivitu a hodně velký důvod pro koupi placeného plánu 😉
Tipy na automatizace záměrně nedávám, protože každá automatizace by měla být absolutně přizpůsobená tvému workflow a tomu, jak vypadá tvůj Notion. Pokud bys měla zájem, můžeme to spolu probrat, napiš mi.
Nicméně i ve free verzi můžeš automatizovat - pomocí tlačítek. Pokud chceš třeba vytvořit úkol na dopracování postu v databázi příspěvků, můžeš si přidat tlačítko do dtb příspěvků, které ti vytvoří úkol v dtb úkolů, nastaví mu název podle příspěvku, zvolené datum i prioritu.
+1. Barvy a ikony
Pomocí barev a ikon zvýrazni důležité informace a zpřehledni své stránky.
Barvy jdou využít mnoha způsoby:
- označení textu,
- označení nadpisů (označí jen řádek nadpisu), toggle nadpisů (obarví celý toggle),
- obarvení checkboxů,
- podmíněné formátování v databázích - třeba červeně řádky/ kartičky s úkolem po termínu nebo úkoly obarvené podle barvy štítku priority,
- štítky si vytvářej tak, aby barevně dávaly smysl - hotové úkoly zeleně, nejvyšší priorita červeně. Nebo má tvůj mozek vlastní barevný kód? Použij ho!
Líbí se ti tyto vychytávky, ale netroufáš si na ně sama? Objednej se na konzultaci a já ti ráda pomůžu.